Cyfrowa rewolucja w komunikacji urzędów
System e-Doręczenia to nowoczesna, elektroniczna platforma umożliwiająca doręczanie korespondencji urzędowej w formie cyfrowej, równoważnej prawnie z tradycyjnym listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. System umożliwi urzędnikom szybkie, bezpieczne i efektywne zarządzanie korespondencją z podmiotami publicznymi, przedsiębiorcami oraz ze zwykłymi obywatelami.
Obowiązek korzystania z e-Doręczeń
Od 1 stycznia 2025 roku wiele urzędów oraz podmiotów publicznych zostało zobowiązanych do posiadania aktywnego adresu do e-Doręczeń (ADE) oraz do prowadzenia korespondencji z wykorzystaniem tego systemu. Obowiązek ten dotyczy również przedstawicieli zawodów zaufania publicznego. Od 1 kwietnia 2025 r. obowiązek objął większość spółek prawa handlowego zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym przed 1 stycznia 2025 r., które muszą dysponować własnym adresem do e-Doręczeń. Do 1 października 2026 r. adresy muszą mieć także przedsiębiorcy wpisani do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) przed 2025 rokiem.
Jak działa system e-Doręczenia?
e-Doręczenia funkcjonują jako cyfrowy odpowiednik tradycyjnej przesyłki poleconej z potwierdzeniem odbioru. Po wysłaniu dokumentów elektronicznie, odbiorca otrzymuje powiadomienie i może zapoznać się z treścią korespondencji poprzez bezpieczną skrzynkę e-Doręczeń. Każda przesyłka ma odnotowane potwierdzenie odbioru, co eliminuje niepewność co do skuteczności doręczenia.
Jakie przyniesie korzyści dla urzędników?
- Szybkość i efektywność – eliminacja opóźnień związanych z tradycyjną pocztą oraz redukcja papierowej dokumentacji.
- Bezpieczeństwo – przesyłki chronione są poprzez system zabezpieczeń, a dostęp do nich wymaga uwierzytelnienia.
- Oszczędność – zmniejszenie kosztów związanych z drukiem, wysyłką i archiwizacją tradycyjnej korespondencji.
- Transparentność – pełna historia doręczeń dostępna w systemie ułatwia rozliczenia i archiwizację dokumentów.
Wyzwania i wskazówki praktyczne
Pierwsze miesiące funkcjonowania systemu pokazały, że wdrożenie e-Doręczeń wymaga przygotowania informatycznego oraz odpowiedniego przeszkolenia pracowników. Zgłaszane były też problemy techniczne, które niekiedy wymusiły tymczasowe wstrzymanie korzystania z systemu w niektórych urzędach. Dlatego ważne jest, aby:
- systematycznie monitorować stan techniczny i aktualizacje oprogramowania,
- organizować szkolenia dla urzędników z obsługi platformy,
- udostępniać pracownikom wsparcie techniczne,
- planować odpowiednio wcześniej termin rejestracji adresu e-Doręczeń, aby uniknąć opóźnień.
Ciekawostki i liczby
- Do czerwca 2025 roku nadano ponad 16,7 miliona przesyłek w ramach publicznej usługi hybrydowej oraz ponad 5,8 miliona przesyłek rejestrowanego doręczenia elektronicznego.
- System pozwala na korespondencję w formie elektronicznej nie tylko między urzędami a obywatelami, lecz także między firmami i podmiotami publicznymi – zwiększając transparentność i dostępność usług.
- W praktyce e-Doręczenia mogą znacząco skrócić czas załatwiania spraw administracyjnych oraz ograniczyć konieczność fizycznych wizyt w urzędach.
